新入社員はメールに注意!ビジネスメールのマナーとは?

メール

 

学生の頃とは違って、

社会人になるといろいろと

大変な事も多いと思います。

なかでもメールでのやり取りなどは、

これまでのようにはいきませんよね・・・

 

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今時の若者はメールなんてあたりまえのように使ってますよね。

 

でも、そのメールってまるで会話をするように簡素な内容のメールを

何回も繰り返すようにやり取りしてる人が多いと思います。

 

管理人もそんなスタイルの若者とメールでやり取りする事がありますが、

信じられないぐらい簡素な内容で用件だけを書いてメールしてきます。

 

それに返事を送ると、すぐに返信してくるのですが、

また簡素に意見・用件・要求などが書いてあるだけです。

 

もう返事を送る気にもなれず、

 

「電話してこいやっ!」

 

と思ってしまいます。

 

 

このようなメールをビジネスメールで行なう新入社員がいるらしいです。

そんな奴はおらんやろ。と思われるでしょうが想像を超える人はいるのです。

 

あなたは大丈夫ですか?

 

こんな会話のようなメールは身内や友人にならOKですが、

ビジネスメールでは完全にアウトなので注意が必要ですよ。

 

 

今回は新入社員に覚えてほしいビジネスメールのマナーを

簡単に解説してみますので、参考にしてみて下さいね。

 

ビジネスメールのマナー

 

まず最初にマナー以前の話になるのですが、

緊急や重要な用件はメールではなく電話して下さい。

 

相手が必ずメールを見るとは限りませんので、

なんでもかんでもメールってのはダメですよ。

 

 

内容が分かる件名にする

 

本文の内容が分かるような件名をつけるのが大事です。

 

相手が忙しい場合などは、件名をみて今読むほうがいいか、

それとも後で読むかなどを判断しているからです。

 

当然ですが件名なしで送るのは絶対にしてはいけません。

 

 

挨拶をちゃんと書くようにする

 

誰宛に送っているのか、差出人は誰なのかを分かるように、

まずしっかりと挨拶を記載して名乗るようにします。

 

メールアドレスを見れば送り主が誰なのかなんて分かるだろう

といったような考えはビジネスメールでは通用しません。

 

メールの書き出しを以下のようにします。

 

××株式会社 ××様

いつもお世話になっております。
○○会社の○○です。

 

これがビジネスメールでの挨拶になります。

よけいな挨拶なんて必要ありません。相手の会社名と名前・挨拶

そして自分の会社名と名前を書くだけで充分です。

 

注意点としては、相手の会社名や名前を間違わないようにして下さい。

 

 

本文は分かりやすく簡潔に

 

メール本文の内容は、分かりやすく要点を簡潔にまとめて

相手にしっかりと内容が伝わるように書く事が大事です。

 

また、ダラダラと書くと読みにくいので一行の長さを

35文字ぐらいにして改行、空行を入れて読みやすくします。

 

 

署名を入れるようにする

 

メールの最後に差出人の情報が分かるように署名を入れます。

 

署名は以下のような感じで作ります。

 

************************
株式会社○○○○○○
○○○○○
TEL:○○-○○○○-○○○○
FAX:○○-○○○○-○○○○
〒○○○-○○○○
○○○○○○○○○-○-○
mail:○○○@○○○.com
************************

 

上から順に、会社名・名前・電話番号・FAX番号・郵便番号・住所

メールアドレスと送信者の情報が分かるようにしています。

 

もちろんですが署名に記載する電話番号やメールアドレスなどは、

あなた個人ではなく、会社のものを記載して下さい。

 

 

送る前にチェックする

 

メールを送る前に必ず読み返して問題がないかをチェックします。

 

送ってからミスに気づいても遅いので、送る前にミスがないか

チェックする習慣をつけるように心がけて下さい。

 

まとめ

 

メールには送信の履歴が残りますので、送った時間なども分かります。

 

電話などと違って文面として内容も残っていますので、

万一のトラブルの際には重要な証拠などにもなります。

 

ですからビジネスメールではミスのないように注意をして下さい。

 

そしてメールは、

  • 分かりやすい件名
  • 誰宛かをはっきり明記
  • 分かりやすく簡潔な本文
  • 送り主情報の署名

で送るようにします。

 

またビジネスで使われる文例などを参考にするとメールも書きやすくなります。

 

以下のサイトでは様々なメールの文例が用意されていて便利ですよ。

ビジネスメールの書き方:http://email.chottu.net/

 

最後まで読んで頂いてありがとうございました。

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